A comunicação interna entre os vários membros de uma equipe, assim como a comunicação entre departamentos dentro de uma organização, é um fator chave para melhorar o desempenho. Graças aos avanços na digitalização, as redes intranets de circuito fechado foram substituídas por plataformas eficientes que facilitam a colaboração remota em tempo real, diminuindo o tempo de conclusão das tarefas e aumentando a produtividade com funcionalidades automatizadas.
O principal benefício dos sistemas de gerenciamento de documentos (ou gestão de documentos) é, precisamente, melhorar o desempenho dos fluxos de trabalho, através de diferentes ferramentas que permitem a organização de tarefas entre diferentes usuários. Isto é fundamental em um mercado de trabalho que tende ao trabalho remoto e à internacionalização de seus funcionários.
Classificação de documentos para fácil acesso e consulta
O armazenamento e organização de documentos digitalizados torna possível centralizar toda a documentação tratada por uma empresa, classificando-a sob diferentes parâmetros de pesquisa (metadados) para que possa ser facilmente acessada. Isto evita não só a perda de documentos, mas também, por ter uma maior visibilidade do inventário de arquivos, nos impede de ignorar informações valiosas porque não temos a visibilidade correta (o que equivale a desenterrar arquivos importantes do armazém e deixá-los na mesa, classificados e organizados).
Cada arquivo digitalizado está associado a um parâmetro ou código de busca, para que informações específicas possam ser encontradas rapidamente. Desta forma, os documentos podem ser encontrados de acordo com tópicos gerais, título, autor, data ou código de identificação.
A informação segmentada não só reduz o tempo de trabalho, mas também permite uma melhor compreensão dos dados e um trabalho mais eficiente. É aqui que os fluxos de trabalho e as automatizações se tornam relevantes.
Na prática, todas as informações valiosas que normalmente são distribuídas em diferentes bancos de dados, e-mails, apresentações de vendas, faturas, contratos e outros, são integradas na plataforma de gerenciamento de documentos para que qualquer funcionário possa acessá-las de qualquer lugar (desde que ele tenha o nível de acesso correspondente).
Auditoria, controle e rastreabilidade de documentos
Ao ter informações segmentadas sob diferentes tags (etiquetas), os sistemas de gerenciamento de documentos oferecem ferramentas para associar e trabalhar com dados mais rapidamente. Gerenciar a documentação em um só lugar, facilita a “limpeza” dos bancos de dados, a organização dos contatos por ações, a atualização oportuna dos documentos e a eliminação de arquivos duplicados, o que reduz a possibilidade de erros comuns de gestão dentro das equipes.
Como mencionado acima, os sistemas de visibilidade e limitação de acesso permitem o controle sobre os dados a serem mantidos. A rastreabilidade de documentos, por outro lado, é uma funcionalidade que nos permite visualizar todas as informações relacionadas com a criação e gestão de um arquivo. Isto é extremamente relevante quando se considera o tratamento de informações sensíveis e confidenciais, pois podemos saber rapidamente quem teve acesso a determinada documentação, em que momento, que mudanças foram feitas e com quem foi compartilhada.
A rastreabilidade de documentos facilita a auditoria dos processos, pois todas as ações e informações são registradas, evitando confusão em datas, cargas de dados, armazenamento, documentação incompleta e outras complicações comuns nestes processos.
Graças a este nível de controle, podemos gerenciar documentos tais como contratos de forma segura e confiável.
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Agilidade e otimização de processos
A digitalização das informações permite que plataformas de gerenciamento de documentos as processem de forma eficiente. Isto é feito por meio de regras que determinam que os documentos classificados sob certos parâmetros sejam gerenciados de uma certa maneira. Por exemplo, uma regra pode ser que o sistema envie uma notificação a todos os usuários que têm documentos pendentes de assinatura. É um exemplo básico, mas esta simples regra pode evitar multas consideráveis e complicações legais para Recursos Humanos, contabilidade e outros departamentos.
A racionalização dos processos através da automação é a maneira mais eficiente de economizar tempo e reduzir a quantidade de tarefas diárias que uma equipe tem que gerenciar, deixando o sistema para cuidar de ações repetitivas enquanto os profissionais podem gastar seu tempo em trabalho criativo e melhorias qualitativas.
Formalização de documentos com Assinatura Digital e Assinatura Eletrônica Avançada
A formalização de documentos por meio de assinaturas eletrônicas é uma das mais importantes vantagens comparativas em relação a outros tipos de ferramentas de trabalho baseadas em nuvens. Primeiramente, porque a incorporação deste tipo de tecnologia em uma plataforma envolve camadas de segurança que devem cumprir com os requisitos legais.
A segurança criptográfica é um dos sistemas de segurança de TI mais sofisticados, permitindo que documentos legais como contratos, por exemplo, sejam assinados e gerenciados com total confiança e confidencialidade.
A capacidade de assinar contratos digitalmente poupa tempo e recursos consideráveis às empresas na gestão notarial. Para seus funcionários, por outro lado, a facilidade de assinar documentos a partir de dispositivos móveis facilita e agiliza os procedimentos, além de centralizar informações sensíveis sobre usuários e pessoal administrativo em um único lugar. Assim, os documentos históricos podem ser acessados e os processos auditáveis podem ser significativamente melhorados. Isto se torna significativamente relevante quando se considera empresas e organizações com um grande número de funcionários e/ou clientes.
Comunicação eficiente e escalabilidade
Como mencionamos no início deste artigo, a comunicação é fundamental para otimizar os processos, mas também para construir confiança e valorizar uma equipe. A transferência de informações formais, de forma ágil e centralizada, facilita o entendimento entre as partes, evitando erros e atrasos, tão comuns no fluxo da comunicação de massa. Para times de recursos humanos, equipes administrativas acadêmicas, ou para aqueles que gerenciam fluxos de trabalho com um grande número de colaboradores externos, a necessidade de gerenciar e controlar dados maciços permite escalar processos replicáveis, permitindo aumentar o número de usuários e processos, o que em última instância leva ao crescimento e fortalecimento da organização.
