Para a grande maioria dos alunos, a digitalização (de todos os tipos) é um fato tido como certo. Seus benefícios são óbvios: sustentabilidade, economia de impressão, backup em nuvem, organização, rastreabilidade de documentos e, acima de tudo, agilidade. Mas para empresas, serviços públicos e Instituições de Ensino Superior – para citar alguns – é um conceito demorado de se digerir.
Nesse sentido, o Ministério da Educação e Cultura (MEC) tem buscado acelerar o ritmo e dar um passo adiante, promulgando a Portaria nº 360, que determina que, a partir de agosto de 2022, todos os documentos e processos acadêmicos pertencentes às Instituições de Ensino Superior (IES) públicas ou privadas, sejam feito digitalmente. Isso implica que tanto os documentos criados a partir deste momento, quanto os registros antigos, sejam transformados em arquivos digitais.
O novo regulamento estipula, de forma textual, que “as IES devem produzir os documentos que compõem o patrimônio acadêmico de forma integral, não digital, com base nos dados de que trata (…). Os documentos físicos recebidos pelas IES a partir de 1º de agosto de 2022, para fins de matrícula e demais atividades relacionadas à vida acadêmica dos alunos deverão ser convertidos para o meio digital”.
O que significa digitalizar documentos na prática?
Como seria de esperar, a quantidade de documentos produzidos e administrados pelas Instituições de Ensino Superior é, no mínimo, massiva. Trata-se de multiplicar para cada aluno, professor e colaborador os documentos gerados em trabalhos acadêmicos, material administrativo, contratos, planilhas, certificados, comprovantes, diplomas, etc.
A economia de papel é substancial com a digitalização, tanto em âmbito financeiro como no impacto que produz a nível ecológico, entretanto, passar do papel para o arquivamento digital é um pouco mais complexo do que apenas digitalizar as folhas.
A gestão de documentos ou digitalização de documentos também implica a organização de uma grande quantidade de dados que devem ser armazenados de forma segura e rastreável. Além disso, como as IES lidam com documentação de dados sensíveis (dados pessoais, socioeconômicos e documentos legais), estes devem ser gerenciados de acordo com os regulamentos legais vigentes.
No artigo 4º, a Portaria afirma que “os procedimentos gerais de conversão e conservação de documentos serão regulamentados em lei específica”. Como dissemos, não se trata apenas de digitalizar e fazer upload dos documentos para a nuvem.
Quer saber mais sobre gestão documental para IES?
A digitalização exige uma mudança na cultura organizacional, ou seja, na forma como as atividades são realizadas e as decisões são tomadas dentro de uma instituição. É uma mudança profunda que implica a adoção de novas tecnologias e o abandono dos métodos tradicionais.
Para enfrentar os novos desafios, os sistemas de gestão documental (também chamado GED, Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) se tornarão relevantes ao nível de gestão operacional, mas também ajudarão a mudar a cultura dentro das IES, proporcionando agilidade e segurança aos diversos processos exigidos pelo MEC.
