A gestão de documentos envolve a passagem do papel para os arquivos digitais, o que permite não só a implementação de processos tecnológicos ágeis, mas também economia em diversos aspectos para sua empresa.
Gestão de documentos: benefícios econômicos
- Economia no custo do papel
- Economia de impressão
- Economia de postagem
- Economia no arquivamento de papel
- Economia de gerenciamento de perdas
- Economia no gerenciamento de monitoramento
| Nº | Custos ocultos de documentos em papel | Custo por documento | Suposição para um documento |
|---|---|---|---|
| 1 | Custo de assinatura | $ 35 | Preço de assinatura |
| 2 | Custo de impressão de papel de documento | $ 15 | Preço do serviço de impressão |
| 3 | Acusação | $ 460 | Custo de 5 minutos, custo da empresa de 1 milhão. |
| 4 | Escritório físico | $ 800 | Carta, entrega 5 dias úteis, transporte |
| 5 | armazenamento físico | $ 3 | % de espaço de documento por metro cúbico. |
| 6 | Conexão com a internet | $ 2 | % de envio e recebimento de um documento. |
| 7 | papéis de valor | $ 1.170 | Provisão para perdas (multa DT). |
| 8 | armazenamento digital | $ 15 | Serviço de digitalização. |
| Custo total | $ 2.500 |
Quer saber mais sobre gestão de documentos e assinatura eletrônica?
O gerenciamento de documentos e as transações digitais estão trazendo enormes benefícios para organizações de todos os tamanhos, setores e locais, em três áreas principais:
- Ganhos financeiros imediatos: ao reduzir o tempo de transação, as organizações veem benefícios financeiros imediatos em semanas, em vez de meses ou anos.
- Transforme a experiência do cliente: em vez de esperar dias, semanas ou até meses para que as transações sejam concluídas, o progresso pode ser visto instantaneamente. Essa velocidade cria valor para os clientes, tanto externos quanto internos, e eleva a posição da organização ao fornecer um serviço superior.
. - Demonstração rápida de conformidade – Cada documento é habilitado para QR, uma trilha de auditoria digital de fácil acesso que permite documentar sua conformidade de maneira rápida e fácil, de acordo com as leis e regulamentações do setor.
Economize em assinaturas e notários graças à assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada ou assinatura digital tem sido considerada um game changer na gestão documental das empresas e nos processos operacionais dentro delas. A assinatura digital garante agilidade nos procedimentos e evita filas intermináveis em cartórios para validação de documentos.
Para as grandes empresas, que exigem um número considerável dessas transações (+ 1.000 assinaturas mensais ou mais) , a assinatura eletrônica avançada ou assinatura digital também implica uma economia significativa na gestão. Por isso, ter um sistema de gestão documental que inclua assinaturas eletrônicas avançadas ou digitais é essencial se nosso objetivo é gerar economia em “procedimentos físicos”, por isso é importante considerar que ambos os serviços andam de mãos dadas e se adaptam às especificidades necessidades da sua empresa.
Em resumo, considerando aspectos como economia econômica, economia de tempo de espera e agilidade dos processos oferecidos pela gestão documental, só pode ser garantido se o provedor de assinaturas eletrônicas avançadas e gestão de documentos que pagamos nos permitir dar um salto quantitativo . na forma como gerenciamos nossa documentação e dados. A escalabilidade dos processos internos só é possível na medida em que dispomos de um sistema fácil e rápido de implementar e que implique também uma redução de despesas (de todos os tipos).