A gestão de documentos (também chamada GED, Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) tem feito parte do intenso processo de transformação digital exigido pelo confinamento durante a pandemia. Isso gerou uma nova cultura dentro das empresas, tanto na forma de fazer negócios quanto na compreensão da forma de trabalhar. E embora o trabalho remoto tenha trazido novos desafios tanto ao nível operacional como administrativo, a área de recursos humanos é a que, sem dúvida, tem suportado a parte mais difícil dentro das empresas, tentando compatibilizar o digital com o jurídico.
Digitalização de documentos: a pedra angular da gestão de documentos
A digitalização de documentos é o primeiro passo. A pandemia criou a necessidade, principalmente nas áreas de R.H. , de acessar remotamente contratos, arquivos e formulários de forma rápida. O armazenamento destes documentos em uma plataforma digital ou na “nuvem”, simplificou os procedimentos e permitiu uma relativa ordem entre os diferentes departamentos. Mas não adianta trocar as pastas físicas pelas digitais se os documentos (ou seja, os dados) continuarem sendo tratados da mesma forma.
O armazenamento e backup de documentos digitais exige também a sua administração e gestão, de forma a aproveitar ao máximo os benefícios que a era digital traz para as organizações e os seus trabalhadores. Isso só é possível através de um processo chamado gestão de documentos ou gestão documental.
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Gestão de documentos: o que significa?
| A gestão de documentos, também conhecida como gestão documental, consiste no armazenamento e administração de documentos digitalizados, de forma a realizar backup dos mesmos, acessá-los e trabalhá-los remotamente. Seus benefícios incluem maior segurança no acesso, agilidade nos fluxos de trabalho e, sobretudo, gerenciamento e controle ativo dos dados. |
O processo de gestão documental procura dar uma estrutura lógica ao armazenamento de documentos dentro das empresas, melhorando o acesso à informação, a gestão operacional, os tempos de execução e, por fim, a rentabilidade.
Entre os principais benefícios da gestão documental, destacam-se:
- Rapidez nos processos: a gestão documental permite a implementação de workflows automatizados, maximizando a eficiência, reduzindo a possibilidade de erro e aliviando a carga de trabalho dos colaboradores dentro das empresas, bem como junto dos seus fornecedores e clientes.
- Armazenamento em um só lugar: oferece fácil acesso a todos os documentos, arquivos e informações digitalizadas de uma empresa, na mesma plataforma, evitando assim a perda de documentação histórica, sensível e/ou massiva. Por ser um mecanismo online, também permite o acesso por vários usuários, de qualquer lugar e a qualquer hora.
- Segurança de acesso: permite conceder diferentes níveis de acesso aos materiais e documentos armazenados, para que só possam ser visualizados e/ou modificados por pessoas autorizadas. Neste ponto é importante sublinhar a possibilidade de rastrear quem abre, modifica ou partilha um determinado documento, pelo que o nível de controlo seria equivalente a ter uma câmara a monitorizar um documento impresso.
- Segurança de armazenamento de dados: dependendo da tecnologia utilizada pela plataforma, é possível acessar níveis avançados de segurança na custódia de documentos, evitando hacks e vazamentos de dados. Isso é particularmente importante para empresas que armazenam dados de usuários, devido a regulamentações e legislações relacionadas à privacidade de dados.
- Rápida formalização de documentos: a assinatura eletrônica avançada e a assinatura digital, como parte das ferramentas oferecidas por algumas plataformas, agilizam a execução de contratos e demais procedimentos que precisam ser formalizados, de acordo com a legislação de cada país. Isso reduz o tempo envolvido em processos presenciais e também significa uma economia financeira considerável para as empresas.
- Backup infinito: os documentos digitalizados, quando armazenados em formato digital, permitem uma custódia “praticamente” infinita dos mesmos, eliminando o risco de perda, dano ou deterioração a que a documentação física está sujeita. Graças à custódia de um gerenciador de assinatura eletrônica avançado ou digital adequado, os dados podem ser armazenados de forma segura e inalterável ao longo do tempo.