La comunicación interna entre los diversos miembros de un equipo, así como la comunicación entre los departamentos de una organización, es un factor clave para mejorar el rendimiento. Gracias a los avances de la digitalización, los circuitos cerrados de Intranet han sido reemplazados por plataformas eficientes que facilitan la colaboración a tiempo real de manera remota, disminuyendo el tiempo de realización de tareas y aumentando la productividad con funcionalidades automatizadas.
El principal beneficio de los sistemas de gestión documental es, precisamente, mejorar el rendimiento de los flujos de trabajo, a través de distintas herramientas que permiten realizar tareas organizadas entre distintos usuarios. Esto es clave en un mercado laboral que tiende al trabajo remoto y a la internacionalización de sus colaboradores.
Clasificación de documentos para su fácil acceso y consulta
El almacenamiento y organización de documentos digitalizados permite centralizar toda la documentación que maneja una empresa, clasificándose bajo distintos parámetros de búsqueda (metadatos) para poder acceder fácilmente a ella. Esto evita no sólo la pérdida de documentos, si no que también, al tener una mayor visibilidad del inventario de archivos, evita que pasemos por alto información valiosa por no tener la visibilidad correcta (lo que equivale a desenterrar importantes archivos de la bodega y dejarlos sobre el escritorio, clasificados y organizados).
Cada archivo digitalizado es asociado a un parámetro de búsqueda o código, para poder encontrar información específica de manera rápida. De esta forma, los documentos pueden encontrarse según temas generales, título, autor, fecha o código de identificación.
La información segmentada no solo reduce el tiempo de trabajo, si no que permite comprender de mejor manera la data y poder trabajar más eficientemente. Aquí es donde adquieren relevancia los flujos de trabajo y automatizaciones.
En la práctica, toda la información valiosa que suele estar distribuida en distintas bases de datos, correos electrónicos, presentaciones de ventas, facturas, contratos y otros, se integran a la plataforma de gestión documental para que cualquier colaborador pueda acceder a ella, desde cualquier lugar (mientras cuente con el nivel de acceso correspondiente).
Auditoría, control y trazabilidad de documentos
Al tener la información segmentada bajo distintas etiquetas, los sistemas de gestión documental ofrecen herramientas para asociar y trabajar la data de forma más rápida. Gestionando la documentación en un solo lugar, facilita la “limpieza” de las bases de datos, la organización de contactos por acciones, la actualización oportuna de documentos y la eliminación de archivos duplicados, lo que disminuye la posibilidad de errores comunes de gestión al interior de los equipos.
Como mencionamos, la visibilidad y los sistemas de limitación de accesos permiten mantener el control sobre la data. La trazabilidad de documentos (o trazabilidad documental), por su parte, es una funcionalidad que permite visualizar toda la información relativa a la creación y manejo de un archivo. Esto es de suma relevancia al considerar el tratamiento de información sensible y confidencial, ya que podemos saber rápidamente quiénes han tenido acceso a determinada documentación, en qué momento, qué cambios se realizaron en el y con quiénes se compartió. Esto facilita la auditoría de procesos, ya que toda acción e información es fácilmente rastreable, evitando confusiones en fechas, envíos, almacenamiento, documentación incompleta y otras complicaciones comunes en estos procesos.
Gracias a este nivel de control, podemos gestionar documentos como contratos de manera segura y confiable.
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Agilidad y optimización de procesos
La digitalización de la información permite que las plataformas de gestión documental puedan procesarla de manera eficiente. Esto se realiza por medio de reglas que determinan que los documentos clasificados bajo ciertos parámetros, sean gestionados de determinada manera. Por ejemplo: una regla puede consistir en que el sistema envíe una notificación a todos los usuarios que mantengan documentos pendientes de firma. Es un ejemplo básico, pero esta simple regla puede evitar multas considerables y complicaciones legales tanto para el departamento de Recursos Humanos, como contabilidad y otros.
Agilizar los procesos por medio de automatizaciones es la forma más eficiente de ganar tiempo y disminuir la cantidad de tareas diarias que debe gestionar un equipo, dejando al sistema que se encargue de acciones repetitivas mientras los profesionales pueden dedicar su tiempo a labores creativas y mejoras cualitativas.
Formalización de documentos con Firma Digital
La formalización de documentos mediante la firma electrónica es una de las ventajas comparativas más importantes frente a otro tipo de herramientas de trabajo en la nube. En primer lugar, porque la incorporación de este tipo de tecnología en una plataforma implica capas de seguridad que deben cumplir con exigencias legales. La seguridad criptográfica, es uno de los sistemas más sofisticados de seguridad informática, permitiendo que se firmen y gestionen documentos legales como contratos, por ejemplo, con plena confianza y confidencialidad.
La facultad de firmar contratos de manera digital significa un ahorro de tiempo y recursos considerables en gestión notarial para las empresas. Para sus colaboradores, por otro lado, la facilidad de firmar documentación desde dispositivos móviles facilita y acelera trámites, además de centralizar información sensible acerca de los usuarios y administrativos en un solo lugar. Así, se puede acceder a documentos históricos y mejorar significativamente los procesos auditables. Esto cobra significativa relevancia cuando consideramos empresas y organizaciones con una gran cantidad de colaboradores y/o clientes.
Comunicación eficiente y escalabilidad
Tal como mencionamos al inicio de este artículo, la comunicación es clave para la optimización de procesos, pero también para la generación de confianza y valoración de un equipo. El traspaso de información formal, de manera ágil y centralizada, facilita el entendimiento entre las partes, evitando errores y retrasos, tan comunes en el flujo de comunicación masivo. Para los equipos de recursos humanos, administrativos académicos, o para quienes gestionan flujos de trabajo con una gran cantidad de colaboradores externos, la necesidad de gestionar datos masivos llevar y control sobre ellos, permite escalar procesos replicables, permitiendo aumentar la dotación de usuarios y procesos, lo que finalmente lleva al crecimiento y robustecimiento de la organización.
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