El uso de un sistema de gestión documental por parte de los departamentos de Recursos Humanos resulta fundamental para centralizar, de manera eficiente, toda la información relativa a los colaboradores de una empresa. Entre sus beneficios destacan principalmente el ahorro de tiempo y recursos en trámites innecesarios, al pasar del papel a los archivos digitales. Pero además, permite dar cumplimiento de manera sencilla a las exigencias de la Ley 21.327, denominada “Modernización de la Dirección del Trabajo”, que contempla, por primera vez, obligaciones en el ámbito digital para RR.HH.
¿Por qué preferir e-Gestión para la gestión documental de tu empresa?
Nuestra plataforma de gestión documental, e-Gestión, mejora el rendimiento de los flujos de trabajo a través de herramientas que permiten realizar tareas organizadas entre distintos usuarios. Esto es clave en un mercado laboral que tiende al trabajo remoto y a la colaboración activa entre distintos equipos.
En e-Digital hemos trabajado con diversos rubros, por lo que tenemos experiencia en distintos problemas y necesidades de gestión.
Nos especializamos en ayudar a empresas de todas las formas y tamaños a llevar sus procesos manuales al mundo digital. Hacemos esto proporcionando software y servicios fáciles de usar que les ayudan a transformar los procesos manuales en procesos digitales.
A continuación, te invitamos a conocer las principales funcionalidades de e-Gestión:
1) Firma digital certificada: paga por documento y no por firma
Formaliza contratos y documentos laborales desde cualquier dispositivo, con plena validez legal, sin importar dónde estés. Este beneficio, tanto para la empresa como para sus empleados, no solo agiliza trámites, si no que permite almacenar de manera segmentada toda la documentación legal y poder acceder a ella rápidamente.
e-Digital es un PSC (Proveedor Servicios de Certificación) acreditado por la Dirección del Trabajo y el Ministerio de Economía, lo que da cuenta de las estrictas medidas de seguridad de nuestra plataforma.
e-Gestión permite firmar documentos con Firma Digital y Firma Electrónica Simple y Avanzada en simples pasos, pudiendo enviar la invitación a firmar por Whatsapp a cualquier colaborador, respaldando y centralizando la información.
2. Carpeta laboral digital e identificación vía Registro Civil
En e-Digital contamos con convenio con el Registro Civil para acceder y validar la información acerca de los trabajadores. Al crear carpetas laborales digitales con metadata, los administradores de Recursos Humanos pueden acceder directamente a la información vinculada a los trabajadores de manera unificada.
3. Custodia de documentos: accede a la información que necesitas rápido
e-Gestión organiza toda la documentación que maneja una empresa, clasificándola bajo distintos parámetros de búsqueda (metadatos) para poder acceder rápidamente a ella. Esto evita no sólo la pérdida de documentos, si no que también, al tener una mayor visibilidad del inventario de archivos, evita que pasemos por alto información valiosa. Personaliza tus carpetas según las necesidades de tu organización, otorgando distintos niveles de acceso a tus colaboradores. Los documentos son custodiados en carpetas electrónicas seguras en Amazon Web Services (AWS), garantizando que nuestros clientes puedan acceder a ellas en pocos segundos y de manera 100% confiable.
4. Autoatención: sin la necesidad de asistencia de RR.HH.
e-Gestión es una plataforma intuitiva y fácil de utilizar, por lo que tus colaboradores pueden realizar distintas acciones, como acceder a sus documentos laborales, firmar, solicitar vacaciones y actualizar sus datos, entre otros, sin la ayuda del personal de recursos humanos. Esto, en gran escala, permite ahorrar tiempo valioso para la empresa y brinda una mayor independencia a sus empleados.
5. Notificaciones: tus documentos siempre al día
Evita pasar por alto plazos importantes y tener documentos pendientes. Nuestro sistema de notificaciones personalizadas ayuda a cumplir con los requerimientos legales y corporativos, avisando a los usuarios cuando tienen documentos pendientes (por ejemplo, la firma de un contrato o la entrega de una licencia médica). Con e-Gestión puedes visualizar de manera clara la cantidad de documentos “pendientes”, “en progreso”, “finalizados” y “rechazados”.
6. Módulo de solicitudes personalizadas
Sabemos que las necesidades de cada empresa son diferentes, por lo que e-Gestión cuenta con la modalidad de solicitudes personalizadas, lo que significa una mejora gratuita para nuestros clientes. Gracias a las solicitudes realizadas directamente en la plataforma, hemos creado nuevas funcionalidades como la “rendición de gastos” para adjuntar boletas y cruzar la información de compra. También el módulo de “declaración jurada Ley 21.391”, que permite cumplir con la normativa relacionada el teletrabajo para el cuidado de niños o niñas y personas con discapacidad.
Gracias al feedback de nuestros usuarios, nos mantenemos en un proceso constante de mejoras en el sistema.
7. Onboarding digital y reportes
El proceso en el onboarding, ya sea para usuarios de e-Digital como para clientes nuevos, está diseñado para que resulte expedito y sencillo. Los usuarios pueden enrolarse directamente desde cualquier dispositivo para comenzar a gestionar y descargar documentos a través de autoconsulta. Entre los beneficios para los administradores de RR.HH., por otro lado, se incluye el acceso a reportes del cumplimiento laboral y un ahorro en gastos, ya que no cobramos por el uso de licencia, sino que por transacción.
8. Legalidad y protección de data
El almacenamiento de información sensible como contratos firmados, licencias médicas y otros documentos que maneja el departamento de Recursos Humanos, hace indispensable contar con buenos sistemas de seguridad con cumplimiento legal. Además de contar con la certificación legal correspondiente relativa a la firma digital y electrónica, e-Gestión trabaja con sistemas de encriptación de data y variables de verificación de usuarios de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes, con bases en autoridades locales, biometría, algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje profundo, lo que ayuda a evitar hackeos y filtraciones. Además, es posible bloquear el acceso de miembros de la organización que no cuenten con los permisos de visibilidad necesarios. Finalmente, al contar con mecanismos de trazabilidad documental, es posible rastrear todas las acciones relacionadas a un documento: quién lo creó, cuándo y dónde, quienes tienen acceso a éste y cuando ha sido modificado.
Nuestros clientes nos recomiendan
Nuestra principal ventaja comparativa, no obstante, tiene relación con nuestros clientes. Al ser una empresa de base tecnológica en modalidad SaaS desde nuestra creación, llevamos el registro histórico de los 2 indicadores de calidad más importantes:
- No perdemos clientes
- Nuestros clientes nos recomiendan
La encuesta Net Promoter es una de las más utilizadas por empresas SaaS para medir la probabilidad de que un usuario promueva los servicios de la compañía. El promedio de industria en EE.UU. es 55, mientras que en e-Digital contamos con un puntaje de 86, lo que da cuenta de la seriedad de nuestro enfoque, que pone siempre la relación con nuestros clientes por delante.
e-Gestión se integra fácilmente vía API con otros sistemascomo SAP, Legacy, Oracle, PeopleSoft, Febos y Dropbox, entre otros. Implementamos en menos de un mes, sin cargos extra.
Averigua cómo e-Gestión puede optimizar a tu departamento de RR.HH.