La necesidad de una gestión documental se evidenció durante la pandemia y significó un punto de inflexión para todos los departamentos en las empresas, pero particularmente para el área de recursos humanos. Esto se debe a que en 2021 se promulgó la Ley 21.327, denominada “Modernización de la Dirección del Trabajo”, que contempla, por primera vez, obligaciones en el ámbito digital para RR.HH.
Según se estipula, “la Dirección del Trabajo tendrá la facultad de acceder en forma electrónica a toda la documentación obligatoria laboral y de seguridad social de los empleadores y empresas que conste en el sitio electrónico disponible e indicado por el empleador”. Pero, ¿qué significa esto en la práctica?
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Gestión documental para recursos humanos: un sistema que facilite fiscalización y auditorías
Para cumplir con los requisitos de la nueva Ley 21.327, las áreas de recursos humanos deben comenzar la (muchas veces ardua) tarea de digitalizar toda la documentación laboral que típicamente se revisa en una fiscalización administrativa. Con esto nos referimos a:
- Contrato de trabajo y Anexos
- Liquidaciones de sueldo
- Comprobantes de feriado
- Pactos especiales
- Comprobantes de recepción de RIOHS, EPP y ODI, así como también el registro de asistencia).
Para realizar este proceso, los profesionales de RR.HH suelen apoyarse en plataformas de gestión documental que permiten la digitalización y carga masiva de documentos.
Como sabemos, no basta con digitalizar, subir y almacenar documentos. Si la información no se encuentra unificada en un solo lugar y con los niveles pertinentes de acceso para que distintos colaboradores puedan ingresar, las empresas pueden verse en el mismo problema que tenían antes de iniciar la transformación digital, solo que en distinto formato.
Es fundamental elegir un sistema que permita realizar procesos de recursos humanos de manera eficiente. Una plataforma de gestión documental de fácil implementación debe permitir la búsqueda de documentos e información relacionada a trabajadores y colaboradores de manera sencilla. Con esto, también debe tenerse en consideración que la documentación se encuentre siempre actualizada, para mantener un sistema ordenado y que facilite la auditoría interna o fiscalización externa de los mismos.
A la vez, es importante tener en mente a la hora de elegir un sistema de gestión documental, que éste cumpla con la legislación vigente en ámbitos de seguridad, propiedad de datos y custodia de documentos, además de cumplir con estándares de seguridad global.
La Firma Electrónica es aquella que se utiliza para verificar la identidad de quien ha emitido un documento electrónico. Existen distintas firmas electrónicas que se distinguen según la naturaleza de los documentos que se firmen, valor probatorio de los mismos, y la seguridad empleada, tanto en su creación, como la que otorga su utilización.
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