La gestión documental ha sido parte del proceso de transformación digital intensivo que exigió el confinamiento en pandemia. Esto generó una nueva cultura al interior de las empresas: tanto en la manera de hacer negocios, como en el entendimiento de la forma de trabajar. Y si bien, el trabajo remoto trajo consigo nuevos desafíos, tanto a nivel operativo como administrativo, ha sido el área de recursos humanos la que sin duda, se ha llevado la parte más dura al interior de las empresas, tratando de compatibilizar lo digital con lo legal.
Digitalización de documentos: la piedra angular de la gestión documental
La digitalización de documentos es el primer paso. La pandemia generó la necesidad, particularmente en el área de RR.HH., de acceder remotamente a contratos, archivos y planillas impresas, de manera rápida. El almacenamiento de dichos documentos en una plataforma digital o “nube”, simplificó los trámites y ha permitido un orden relativo al interior de los distintos departamentos. Pero de nada sirve cambiar las carpetas físicas por otras digitales, si los documentos (osea, la data) sigue siendo tratada de la misma forma.
El almacenamiento y respaldo de documentos digitales exige, además, la administración y gestión de los mismos, con el fin de sacar el mayor provecho de los beneficios que la era digital tiene para las organizaciones y sus trabajadores. Esto solo es posible a través de un proceso llamado “gestión documental”.
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Gestión documental: ¿qué significa?
| La gestión documental consiste en el almacenamiento y administración de documentos digitalizados, con el fin de respaldarlos, acceder y trabajar en ellos remotamente. Entre sus beneficios destacan: una mayor seguridad de acceso, agilidad en flujos de trabajo y, por sobre todo, el manejo y control activo de la data. |
El proceso de gestión documental busca dar una estructura lógica al almacenamiento de documentos al interior de las empresas, mejorando el acceso a la información, la gestión operativa, los tiempos de ejecución y, finalmente, la rentabilidad.
Entre los principales beneficios de la gestión documental, destacan:
- Rapidez en procesos: la gestión documental permite implementar flujos de trabajo automatizados, maximizando la eficiencia, disminuyendo la posibilidad de error y aliviando la carga laboral de los colaboradores al interior de las empresas, así como con sus proveedores y clientes.
- Almacenamiento en un solo lugar: ofrece la facilidad de acceder a todos los documentos, archivos e informaciones digitalizadas de una empresa, en una misma plataforma, evitando así la pérdida de documentación histórica, sensible y/o masiva. Al tratarse de un mecanismo online, permite además el acceso de múltiples usuarios, desde cualquier parte y a cualquier hora.
- Seguridad de accesos: permite conceder distintos niveles de acceso a los materiales y documentos almacenados, para que solo puedan ser visualizados y/o modificados por personas autorizadas. En este punto es importante subrayar la posibilidad de rastreo de quienes abren, modifican o comparten un documento determinado, por lo que el nivel de control sería equivalente a tener una cámara monitoreando un documento impreso.
- Seguridad de almacenamiento de data: dependiendo de la tecnología que utilice la plataforma, es posible acceder a los niveles de seguridad avanzados en la custodia de documentos, evitando hackeos y filtraciones de data. Esto es particularmente importante para empresas que almacenan datos de usuarios, debido a las normas y legislación relacionada a la privacidad de datos.
- Formalización rápida de documentos: la firma electrónica avanzada y firma digital, como parte de las herramientas que ofrecen algunas plataformas, agilizan la celebración de contratos y otros trámites que requieren ser formalizados, conforme a la legislación de cada país. Esto disminuye el tiempo que implican las diligencias presenciales y también significa a las empresas un ahorro económico considerable.
- Respaldo infinito: los documentos digitalizados, al ser almacenados en formato digital, permiten una custodia “virtualmente” infinita de los mismos, al eliminar el riesgo de pérdida, daño o deterioro al que se ve sometida la documentación física. Gracias a la custodia de un adecuado gestor de firma electrónica avanzada o digital, la data puede almacenarse de manera segura e inalterable a través del paso del tiempo.
¿Por qué contar con un gestor documental puede cambiar radicalmente la gestión de una empresa?
Ahorrar en notarías firmando contratos y documentos laborales digitalmente es una de las razones. Conoce las demás en el siguiente artículo: ¿Por qué es tan importante contar con un sistema de gestión documental?
