La gestión documental implica pasar del papel a archivos digitales, lo que permite no solo la implementación de procesos tecnológicos ágiles, si no un ahorro en distintos aspectos para tu empresa.
Gestión documental: beneficios económicos
- Ahorro en costo de papel
- Ahorro en impresión
- Ahorro en envío postal
- Ahorro en archivado de papel
- Ahorro por gestión de pérdida
- Ahorro en gestión de seguimiento
| Nº | Costos ocultos de documentos papel | Costo por documento | Supuesto para un documento |
|---|---|---|---|
| 1 | Costo de la firma | $ 35 | Precio firma |
| 2 | Costo impresión documento papel | $ 15 | Precio servicio impresión |
| 3 | Procesamiento | $ 460 | Costo de 5 minutos, costo empresa de 1 millón. |
| 4 | Despacho físico | $ 800 | Carta, entrega 5 días hábiles, transporte |
| 5 | Almacenamiento físico | $ 3 | % espacio de documento por metro cúbico. |
| 6 | Conexión a Internet | $ 2 | % de envío y recepción de un documento. |
| 7 | Papeles valorados | $ 1.170 | Previsión por pérdida (multa DT). |
| 8 | Almacenamiento digital | $ 15 | Servicio de digitalización. |
| Costo total | $ 2.500 |
¿Tienes dudas o quieres más información sobre sistemas de gestión documental para tu empresa?
La gestión documental y las transacciones digitales están aportando enormes beneficios a organizaciones de todo tipo de tamaño, sector y ubicación, en tres áreas clave:
- Ganancias financieras inmediatas: al reducir el tiempo de las transacciones, las organizaciones ven beneficios financieros inmediatos en semanas, en lugar de en meses o años.
- Transforma la experiencia del cliente: en lugar de esperar días, semanas o incluso meses para que se completen las transacciones, el progreso se puede constatar al instante. Esta velocidad genera valor a los clientes, tanto externos como internos, y eleva la posición de la organización al proporcionar un servicio superior.
. - Rápida demostración de la conformidad: cada documento cuenta con QR, una pista de auditoría digital de fácil acceso que permite documentar su conformidad de manera rápida y sencilla, según las leyes y regulaciones del sector.
Ahorra en firma y notarías gracias a la firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada o firma digital ha sido considerada como un “game changer” en la gestión documental de las empresas y en los procesos operativos al interior de éstas. Firmar digitalmente garantiza agilidad en los trámites y evita interminables tiempos de espera en notarías para la validación de documentos.
Para las grandes empresas, que requieren un número considerable de estas transacciones (+ 1.000 firmas mensuales o más), la firma electrónica avanzada o firma digital implican además un ahorro importante en gestión. Por esta razón, contar con un sistema de gestión documental que incluya firmas electrónicas avanzadas o digitales resulta indispensable si nuestra meta es generar un ahorro en “trámites físicos”, por lo que es importante considerar que ambos servicios vayan de la mano y se adecúen a las necesidades específicas de tu empresa. Para casos de empresas más pequeñas o emprendedores que requieren gestionar menos de 500 firmas mensuales, existen soluciones multi-firma que también permiten ahorrar al pagar por documento custodiado y no por firma.
En resumen, considerar aspectos como el ahorro económico, el ahorro en tiempos de espera y la agilidad de los procesos que ofrece la gestión documental, solo pueden ser garantizados si el proveedor de firma electrónica avanzada y gestión documental que pagamos, permita dar un salto cuantitativo en la forma en que gestionamos nuestra documentación y data. La escalabilidad de los procesos internos solo es posible en medida que contamos con un sistema que sea de fácil y rápida implementación y que además implique una reducción de los gastos (de todo tipo).
¿Por qué contar con un gestor documental puede cambiar radicalmente la gestión de una empresa?
Ahorrar en notarías firmando contratos y documentos laborales digitalmente es una de las razones. Conoce las demás en el siguiente artículo: ¿Por qué es tan importante contar con un sistema de gestión documental?
