La digitalización consiste en convertir los procesos presenciales, gestiones manuales u objetos físicos a su versión digital, transformando así los modelos operativos de las empresas y la forma en la que se diseñan los procesos internos.
La forma más simple de ejemplificar la digitalización de un proceso empresarial es el envío de un email. Lo que antes requería escribir un documento a mano y trasladarlo de un punto a otro (otra oficina, otra ciudad, otro país) tardando días o semanas, ahora puede conseguirse de manera instantánea, disminuyendo considerablemente recursos económicos, el tiempo y esfuerzo implicados. Ahora, si multiplicamos esta reducción de costos/aumento de productividad por cada proceso y colaborador en la empresa, podremos evidenciar los beneficios más importantes de la digitalización o transformación digital de los negocios.
La comunicación instantánea terminó con los traslados y sus costos asociados, las esperas y gestiones innecesarias. Pero este es solo el primer paso. Para las empresas, esto significa vender, facturar, firmar contratos, realizar gestión con proveedores, realizar pagos y trabajar remotamente, todo de manera digital. La digitalización acelera las respuestas (ya sea de colaboradores internos, proveedores o clientes) y, con ello, los resultados. Si tu empresa todavía no está realizando estos procesos de manera digital, la oportunidad de agilizar tu gestión es enorme (y también urgente).
El trabajo en la nube (o red de servidores remotos que permiten almacenar, gestionar y acceder a la información en un espacio virtual en lugar de físico), facilita el poder trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, mediante un dispositivo con conexión a Internet. En la actualidad, esto implica tener tu oficina en tu computador portátil o laptop, teléfono o tablet, liberándote del PC de escritorio, las carpetas físicas y cualquier otro almacenamiento de información ligado a un lugar físico. La gestión en la nube además permite un nivel de colaboración nunca antes visto, lo que nos lleva al siguiente punto.
Averigua cómo digitalizar tu empresa con e-Gestión
La digitalización permite generar canales de comunicación más efectivos. ¿Qué significa esto en la práctica? En primer lugar, hace posible el trabajo remoto, una tendencia que viene en aumento debido a los múltiples beneficios que conlleva tanto, para empleadores como para colaboradores.
En segundo lugar, permite segmentar y compartir tareas que pueden ser llevadas a cabo entre una gran cantidad de colaboradores, lo que acelera la gestión y trae consigo mejores resultados. También agiliza el flujo de información (solicitudes/respuestas) entre los departamentos internos, gracias a la ayuda de herramientas que mejoran la visibilidad de los procesos y el tiempo que demora cada tarea. Esto es relevante tanto para la gerencia, como a nivel de cada profesional. La visibilidad de procesos y resultados es clave para aumentar la productividad y tener una visión integral de la efectividad del modelo.
La digitalización permite reducir costos asociados a una variedad de ítems que afectan a todos los niveles de una compañía: desde la caja chica a la planificación del presupuesto anual. Esto se debe a que posibilita el prescindir de espacios y elementos físicos de gran costo, como lo es el equipamiento y suministros de oficina, o la oficina en sí misma. Lo mismo aplica en el caso de las tiendas online, que ya no dependen de locales físicos para poder comercializar sus productos o atender clientes, pudiendo prescindir de ellos o integrarlos con canales online. Por otro lado, los gastos asociados a las tareas del día a día, como imprimir documentos, realizar trámites notariales, costear traslados o costear almacenamiento de archivos físicos (en el caso de las grandes empresas) pueden verse eliminados por completo.
¿Sabias que con la gestión digital de 1.000 documentos puedes ahorrar hasta 10 MM anuales?
Contáctanos y averigua cómo reducir los costos de tu empresa con e-Gestión
Configurar una herramienta para que realice tareas automáticamente es, probablemente, uno de los ámbitos más revolucionarios de la digitalización. Aunque es un tema para profundizar en extenso, uno de los aspectos más relevantes de la automatización de procesos es el poder mantener ciertas actividades productivas 24/7 sin la necesidad de procesos manuales llevados a cabo por una persona. Un buen ejemplo de esto es el caso de las ventas automatizadas a través de sitios web, captación de leads por formularios de contacto, envío de correos masivos automáticos (email marketing) o el uso de chatbots y softwares de ventas especializados. Vender mientras duermes hoy es posible con un modelo de negocios digitalizado.
Poder gestionar una gran cantidad de requerimientos permite atender a más clientes, de mejor manera. Las herramientas como chatbots y los canales de auto-atención, por ejemplo, ofrecen un primer punto de interacción sin necesidad de intervención humana, lo que agiliza la gestión y reduce interminables tiempos de espera para el cliente (algo que generalmente afecta en su predisposición a la atención). Por otro lado, la automatización de estos procesos disminuyen la carga de trabajo en los departamentos de atención al cliente, ventas y recursos humanos, por nombrar algunos, permitiéndoles destinar sus esfuerzos hacia tareas creativas y analíticas. Automatizar este tipo de servicios, como lo son la atención al cliente, ventas, RR.HH., marketing, etc., hace posible mantener una actividad productiva constante, sin la necesidad de aumentar el equipo.
Como ya hemos visto, el uso de herramientas digitales permite optimizar equipos en número, funciones y gestiones, automatizando procesos repetitivos y/o masivos. Estas tareas (que usualmente tienen que ver con manejo de cifras, desarrollo de informes, gestión de una enorme cantidad de mensajes o procesamiento masivo de data) suelen ser las primeras en ser automatizadas, ya que las herramientas disponibles para ello tienen hoy un costo asequible y son drásticamente más rápidas, asertivas y cometen menos errores que las personas (en caso de una mala configuración). En la actualidad, hay disponibles una infinidad de herramientas destinadas a resolver problemas específicos de los distintos rubros o departamentos al interior de una organización. Automatizar procesos aumenta la producción, disminuye la carga laboral y reduce errores.
En comparación al manejo y custodia de documentos tangibles, la digitalización ofrece mayores niveles de seguridad en tres aspectos: daño físico, control de acceso y trazabilidad documental. Los archivos digitales no están expuestos a daños ni pérdidas. Pudiendo generarse respaldos y categorizando correctamente la información, tus documentos almacenados virtualmente estarán seguros y serán fácilmente accesibles desde cualquier momento o lugar. Esto evita que se pierdan, dañen o sean robados.
En un mundo en que los hackeos y la suplantación de identidad están a la orden del día, el control de acceso es tal vez el aspecto más importantes de la seguridad digital, La información confidencial de una empresa, particularmente si se trata de información sensible o información de sus clientes, debe estar gestionada por herramientas confiables, mediante proveedores certificados y sujeta a mecanismos de seguridad digital, como lo es la encriptación de data, por ejemplo. Finalmente, la trazabilidad documental que ofrece la seguridad digital, permite registrar toda la información relativa a un documento: quién lo creó, cuando, donde, quiénes tienen acceso, donde está almacenado, quiénes han intervenido (editado) el documento y más. La seguridad digital debe ser una prioridad en toda empresa que emprenda su camino a la digitalización.
La automatización de procesos y la colaboración remota que ofrece la digitalización, como ya hemos visto, permiten a las empresas no solo llegar a más clientes potenciales, si no aumentar su capacidad. ¿Cómo? a través de 3 aspectos fundamentales:
Con estas claves, las posibilidades de escalar un negocio de manera rentable y eficiente debieran ser garantizadas (siempre que la demanda así lo permita).
De forma más inmediata, la automatización facilita el upselling y crossselling, la colaboración con otras empresas para crear o mejorar productos/servicios y, abre oportunidades a nuevos mercados.
A medida que automatizamos y nos apoyamos en herramientas para hacer gestiones más ágiles, ganamos tiempo y disminuimos la carga laboral. Esto cambia drásticamente el panorama de lo que debe esperarse de un equipo de trabajo, orientando el valor de los procesionales hacia la creatividad. ¿A qué nos referimos con esto? A encontrar soluciones creativas a problemas existentes. Estar siempre en la búsqueda de nuevas herramientas, nueva data y sobre todo, distintos análisis y miradas de los procesos internos, estimula la innovación en todo ámbito, aplicando mejoras constantes no solo a lo que comercializamos (productos o servicios), sino a la forma en lo hacemos.
¿Por qué es fundamental la digitalización de una empresa?
Si las razones anteriores no fueron lo suficientemente convincentes, esperamos que esta lo sea: para quien no se adapta a un mercado altamente cambiante y digitalizado, la competitividad de su negocio disminuye con el paso de los días (sino de las horas).
Ya lo demostró el e-commerce (permitiéndonos vender a todo el mundo a cualquier hora), las herramientas de análisis de datos masivos (entregándonos insights relevantes sobre las métricas nuestro rubro y el performance propio de nuestra organización), las redes sociales (abriendo nuevos mercados y formas de comercialización), y, últimamente, el uso de firma electrónica (permitiendo la formalización de acuerdos de manera remota). Estos son solo algunos ejemplos de oportunidades que cambiaron el curso de las empresas en todo el planeta gracias a la digitalización.
e-Digital acompaña a las empresas en su proceso de digitalización, brindando diferentes soluciones para digitalizar negocios y procesos de manera fácil y segura. Todos nuestros servicios se encuentran certificados por la Dirección del Trabajo y Ministerio de Economía, validándonos como un Proveedor de Servicios de Confianza.
