As empresas estão conscientes da automatização dos seus processos internos, dando espaço a questões importantes como a digitalização de documentos e a utilização de certificados digitais. A assinatura digital é relevante para conferir autoria, autenticidade e integridade ao documento, sendo uma alternativa que substitui totalmente a tradicional assinatura manuscrita, considerada (a assinatura digital) como elemento legal para a aprovação e validação de contratos, certificados, anexos, contratos confidenciais e outros documentos em formato digital.
O confinamento aumentou o quão caro e burocrático é a gestão documental tradicional, principalmente quando este necessitava ser transferido fisicamente. Com a assinatura e o certificado digital, as empresas perceberam o quão rápida e econômica esta alternativa é, permitindo uma redução significativa de custos, mas também, contribuindo para a melhoria do meio ambiente.
As empresas mais céticas podem ficar inseguras quanto à alternativa de alterar o fluxo atual da gestão documental tradicional e substituí-lo pela gestão digital de documentos, tendo assim o benefício de trabalhar com um Certificado Digital, mas será que estes documentos têm validade jurídica? Seu uso é seguro? E quanto às minhas informações pessoais?
O que é um certificado digital?
Para esclarecer este tipo de dúvidas (e outras) devemos primeiro entender que o Certificado Digital é um meio que garante legalmente a identidade de uma pessoa na internet e a reconhece como autoridade. Este documento é essencial para realizar procedimentos seguros na Internet.
O Certificado Digital permite a assinatura digital ou eletrônica dos documentos, o que transmite a segurança de que este documento é original e não foi adulterado, enquanto o responsável que assina (digital ou eletronicamente) não pode negar a autoria, dando validade jurídica ao documento em si.
É necessário trabalhar com um Certificado Digital porque permite ter documentos digitalizados com validade legal, sem ter que assumir custos de transferências e autenticação. Com ele você pode controlar o acesso ao documento e trocar informações com segurança. Tudo isso se traduz em economia de custos (um tópico que discutiremos em uma nota futura).
Legislação no Brasil
No Brasil, a legislação foi adaptada a este novo cenário, bem como à proteção de dados pessoais das empresas. Em 24 de agosto de 2001, foi sancionada a Medida Provisória 2200-2, que permite a utilização da certificação digital como forma de “garantia de autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos em meio eletrônico”. A Medida Provisória também regulamenta os órgãos governamentais e empresas privadas que atuam na certificação. Para isso, foi criada a Infra-estrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), que é composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras, que são a autoridade raiz (AR), as certificadoras (AC) e as de registro (AR).
Para acompanhar a coleta, armazenamento e tratamento desses dados, o governo criou a Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados, inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), lei com mesmo teor que foi proposta e aceita na Europa.
Atualmente, as empresas têm buscado reduzir o consumo de papel e por isso decidiram investir em tecnologias de gestão documental, considerando que devem ter um local onde estes documentos, contratos e certificados digitalizados devem ser armazenados em condições seguras. Para isso, há a guarda de documentos na nuvem como faz a e-Digital, cujo pagamento só é feito por documento custodiado e não por documento assinado, contando com certificados digitais e módulos criptográficos para dar maior segurança e poder identificar o emissor e receptor do documento.
Quando a empresa já possui um número significativo de documentos digitalizados e armazenados na nuvem, o usuário tem a vantagem de ter à disposição pastas digitais que permitem que esses documentos sejam consultados quantas vezes quiser, acessando-os de forma rápida, simples e organizada .
O resultado final é um fluxo de operações eficiente, que permite a economia de tempo e dinheiro da empresa, poupando seus custos com gestão em mais de 80%, facilitando também a gestão dos trabalhadores.
