A partir de agosto deste ano, entrou em vigor a Portaria nº 360 do Ministério da Educação, que exige que todos os documentos e processos acadêmicos pertencentes às Instituições de Ensino Superior públicas ou privadas sejam realizados digitalmente. Em outras palavras, eles devem adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para armazenar, gerenciar e compartilhar seus documentos digitais.
5 vantagens da gestão documental para Instituções de Ensino Superior
- Agilidade nas operações e procedimentos acadêmicos
- Integração e colaboração em tempo real entre os diferentes departamentos e áreas.
- Acessibilidade, proteção e classificação de arquivos
- Segurança digital no tratamento de dados do patrimônio acadêmico e validade jurídica da assinatura de documentos
- Facilita a comunicação e gestão com os alunos
Os sistemas de gestão documental (também chamados GED, Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são uma ferramenta essencial para a digitalização das instituições de ensino superior. Eles permitem que os usuários criem, armazenem, gerenciem e compartilhem documentos digitais com segurança e eficiência. Além disso, oferecem uma série de benefícios que vão além da digitalização dos processos acadêmicos. Os sistemas modernos são projetados para melhorar a colaboração, a eficiência e a conformidade.
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Os sistemas de gestão documental integram funcionalidades que permitem o carregamento massivo de documentos, organizando-os automaticamente por categorias que incluem camadas de segurança de acesso. Para acessar o sistema, tanto alunos quanto professores e colaboradores devem passar por um processo de cadastro que vincula seus dados ao sistema e gera suas próprias sessões, protegidas pelos sistemas de segurança mencionados.
Os dados geridos pelas plataformas de gestão documental permitem a rastreabilidade dos documentos que nela são carregados, enviados e armazenados. A rastreabilidade é o registro permanente e inalterável de todas as ações vinculadas a um arquivo: quando e onde foi criado, por quem, com quem foi compartilhado, quantas vezes foi modificado e onde está armazenado. A acessibilidade ao conteúdo do arquivo dependerá dos sistemas de segurança que o sistema de gerenciamento de documentos inclui, mas se forem dados criptografados, apenas pessoas com acesso reservado poderão saber o que está armazenado nele: seja texto, imagem, vídeo ou outros.
As plataformas de gestão documental, nomeadamente as que tratam de cessões eletrónicas, devem cumprir a normativa legal que exige, entre outras coisas, mecanismos de segurança eletrónica ao nível do banco. A tecnologia Blockchain é mais representativa de dois sistemas de segurança digital graças ao seu modelo de criptografia de dados, acessível apenas através de um mecanismo de chave pública/privada, dispositivos com sensor biométrico ou chave concedida exclusivamente pelo Governo, para citar alguns.
A digitalização dos processos acadêmicos é uma tendência essencial no mundo atual e é uma oportunidade para melhorar a eficiência e o desempenho das instituições de ensino superior. Não há tempo a perder: é hora de se tornar digital.
A conversão digital dos processos acadêmicos é uma modalidade que veio para ficar e as Instituições de Ensino Superior devem estar preparadas para enfrentar essa mudança. A Portaria MEC nº 360 é um passo na direção certa e certamente será o primeiro passo de muitos para digitalizar totalmente a educação no Brasil. Esperamos que muito em breve a educação escolar e pré-escolar também se junte à digitalização. Como sabemos, a gestão documental é o primeiro passo nesta mudança.
