A gestão documental foi recentemente instalada na discussão pública, após a promulgação da Portaria 360 do Ministério da Educação, que obriga as Instituições de Ensino Superior a digitalizar seus processos a partir de agosto deste ano.
Os sistemas de gestão documental (também chamados GED, Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos), permitem às IES digitalizar processos e administrar documentos en grandes escalas, para fazer face às novas regulamentações legais.
Embora existam vários sistemas com diferentes funcionalidades, é importante ter em conta que para além de digitalizar, armazenar e enviar ficheiros, os sistemas de gestão documental devem, acima de tudo, dispor de mecanismos de segurança digital que cumpram os requisitos legais.
Como funciona o e-Gestão?
O e-Gestão, o nosso sistema de gestão documental para IES, inclui uma série de funcionalidades especificamente desenhadas para resolver os problemas comuns que as IES enfrentam no seu processo de digitalização.
Para isso, nossa plataforma conta com uma experiência de usuário intuitiva, de fácil utilização tanto para alunos (nativos digitais) quanto para professores, administradores e colaboradores (com menos familiaridade com plataformas digitais).
Carregamento em massa e guarda de documentos digitalizados com acesso rápido
Essa funcionalidade contempla o upload em massa (multiPDF) ou unitário de documentos históricos já digitalizados, classificando-os com diferentes parâmetros de upload, o que permite a busca rápida e fácil de qualquer arquivo. Os documentos são guardados em Amazon Web Services (AWS).
Assinatura Eletrônica Avançada
A plataforma e-Gestão integra o serviço avançado de assinatura eletrônica para formalizar contratos e qualquer outro documento com total segurança digital e validade jurídica em todo o Brasil. A assinatura é gerada em questão de segundos, enviando e gerenciando os documentos de forma muito simples para que qualquer usuário, uma vez cadastrado ( no sistema) possa assinar digitalmente. As assinaturas são protegidas criptograficamente.
Integração via API
O e-Gestão é fácil de integrar com as plataformas de gestão de informação mais utilizadas, como Sap, Oracle e Legacy, facilitando a adaptação e continuidade com o ERP ou sistema que utilizar. Caso seu IES não funcione com SAP, Oracle, Legacy ou outros, pergunte sobre integração com seu sistema.
Plataforma amigável para grandes quantidades de usuários
Nosso sistema foi projetado para ser usado por um grande número de pessoas com diferentes níveis de uso de tecnologia. A usabilidade da plataforma é intuitiva, pois requer poucos passos para gerar cada ação e seu design permite a exibição das informações de forma organizada e clara, não sendo necessária a utilização de manuais ou instruções complexas para sua implementação.
Plataforma responsiva para computadores, celulares e tablets
O e-Gestão se adapta a diferentes dispositivos para poder acessar o sistema de qualquer lugar, com a mesma segurança e facilidade de uso. Isso facilita o acesso e o gerenciamento de documentos para agilizar as tarefas.
Implementação em menos de um mês
A implementação da plataforma é auxiliada por nossos executivos, para que as informações sejam carregadas e gerenciadas corretamente. O processo dura menos de um mês e, diferentemente de outros sistemas, não há cobrança adicional.
Suporte técnico
Contamos com uma equipe de suporte ágil para auxiliar em qualquer eventualidade, a fim de proporcionar segurança e sanar quaisquer dúvidas que possam surgir durante sua utilização.
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